Séminaires : le futur high-tech des réunions

Dans ce cadre, une nouvelle technologie est promise à un bel avenir, celle des beacons, des petites bornes qui permettent de communiquer en Bluetooth avec les smartphones.

Séminaires : le futur high-tech des réunions

 

L’expérience technologique est devenue une des composantes principales des séminaires. Dès lors, les hôteliers sont tenus de surprendre les participants avec des équipements dernier cri, que ce soit des écrans interactifs ou une bande passante suffisante pour supporter la multiplication des outils nomades.

Séminaires : le futur high-tech des réunions

Avec sa coupole composée de plus de deux millions d’ampoules LED, le NH Collection Madrid Eurobuilding propose un support high-tech pour des projections de logo ou de réalisations audiovisuelles originales.

Comme par enchantement, le 9 avril dernier, l’acteur Huck Jackman est apparu d’un seul coup sur la scène de la salle plénière du NH Collection Eurobuilding à Madrid. Assis sur sa chaise haute, en T Shirt bleu, il semblait là, bien présent, à répondre aux questions des journalistes venus assister à la présentation du flm Chappie, organisée par Sony. Et pourtant il était alors à Berlin, bien loin de la capitale espagnole; et ce n’est que son hologramme, son image en 3D, qui apparaissait sur la scène de l’hôtel…

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Être là et ailleurs en même temps… La visio – conférence holographique offre le don d’ubiquité.

Cette façon ultra high-tech de lancer ce film collait à son scénario, fait d’anticipation et d’intelligence artificielle. “L’attention à notre message a été multipliée grâce à cette manière étonnante de communiquer”, expliquait à cette occasion Ivan Losada, directeur général de Sony Pictures Espagne. Et d’ajouter : “Ce n’est probablement qu’une première qui appellera de nombreuses autres utilisations d’hologrammes dans notre industrie.” Premier groupe hôtelier à proposer cette solution, NH Hotels entend profiter de cet engouement naissant. Une quinzaine d’établissements, tous situés dans de grandes métropoles d’affaires, devraient être pourvus de cette innovation magique d’ici la fin de l’année. “Cette technologie peut être utilisée par de nombreuses industries, celles du divertissement et des nouvelles technologies bien sûr, mais aussi celles de la mode, de l’automobile ou de la pharmacie”, décrit Rufino Perez, directeur général commercial du groupe espagnol. En effet, à côté des retransmissions en direct qui requièrent, il est vrai, une excellente connexion satellite, d’autres formules moins coûteuses sont également possibles, que ce soit des messages préenregistrés d’intervenants ou des présentations en 3D de nouveaux produits…

Dans une société quasiment digitalisée, les événements seront sans aucun doute toujours plus connectés. En début d’année, dans La Tribune, Stéphane de Clebsattel, responsable commercial des solutions Cloud d’Everteam, parlait d’ailleurs de l’envol des conseils d’administration 2.0, qui gagnent la France après avoir conquis les États-Unis. “Selon le fameux cabinet d’analystes Gartner, d’ici à 2018, plus de 80% des grandes entreprises utiliseront des systèmes collaboratifs pour réaliser leurs conseils d’administration”, précisait-il.

Dès lors, les hôteliers sont à l’affût des dernières tendances pour donner une tournure high-tech à leurs offres séminaires et préparer l’avenir. D’abord parce que les cadres dirigeants aux tempes grisonnantes se mettent résolument aux nouvelles technologies, mais surtout parce que tous les collaborateurs de la “geek generation” et leurs habitudes nomades préfigurent une lame de fond qui va changer radicalement la façon de se réunir dans les années à venir. “Notre clientèle évolue dans sa façon de voyager et de se réunir, constate Cyrille Pawelko, directeur des événements de Marriott Rive Gauche. Même si nous avons toujours une demande pour des mises en place de salle classiques, façon ‘class room’, nous sommes en plein tournant.”

D’autant que les Millenials, les 18-35 ans directement tombés dans la marmite d’un monde global furieusement connecté, percent déjà sous la génération Y. “Pour eux, les meetings doivent ressembler à tout, sauf à des réunions, remarque Cyrille Pawelko. Ils s’identifient de moins en moins aux formats classiques des séminaires. Ce qu’ils recherchent avant tout, c’est du networking, de l’interactivité.” De ce fait, selon Rufino Perez, “il faut que les technologies proposées, en plus de renforcer la productivité des réunions, laissent aux participants un souvenir mémorable.”

De ce fait, les organisateurs sont en attente d’expériences technologiques innovantes. Car il est désormais courant, lors d’un lancement produit ou d’une convention d’envergure, d’inviter l’assemblée à réagir via les réseaux sociaux ; qui publiant un commentaire sur Twitter, qui postant une photo sur Flickr et qui encore en mettant en ligne une vidéo sur Youtube. Dans le cadre des séminaires d’entreprises, l’interactivité est tout aussi à l’honneur, par exemple à travers des jeux de questions-réponses par tweet avec l’intervenant.

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Modulaire et design, la salle Premium de Novotel s’organise autour d’un écran interactif qui module l’ambiance du lieu, éteignant de lui-même les lumières au lancement d’une présentation. Elle propose, en plus, une connectique simple pour éviter de se mettre à quatre pattes pour brancher ordinateurs et autres outils nomades.

Pas d’avenir sans WiFi
Dans ce cadre, gare aux mauvaises connexions qui viendraient affecter le bon déroulement de l’événement… Le WiFi est devenu la pierre angulaire de toutes les réunions en même temps que le cheval de bataille des groupes hôteliers. “C’est le nerf de la guerre, explique Cyril Kovarsky, senior vice-président ventes globales d’AccorHotels. Qu’attendent les entreprises ? Que le WiFi soit gratuit et que le réseau puisse supporter un grand nombre de connexions depuis une multitude d’objets nomades.” Tout cela suppose une bande passante toujours plus importante et des antennes relais de plus en plus nombreuses. Voir les hôtels proposer aujourd’hui une connexion de plusieurs centaines des mégabits, ou même d’un giga, n’est plus chose rare, notamment dans les établissements richement dotés en salles de conférences, par exemple les Marriott Rive Gauche et Pullman Tour Eiffel à Paris ou encore le NH Eurobuilding de Madrid.

Une autre demande forte des entreprises est de pouvoir disposer de réseaux privés pour leurs événements. “Récemment, une société du secteur des nouvelles technologies nous a choisi pour notre capacité à lui offrir son propre réseau avec une bande passante importante afin que chaque participant puisse regarder des vidéos depuis son ordinateur ou sa tablette”, remarque Alejandro Casamor, directeur général du Hilton Paris La Défense.

Pour suivre le rythme affolant des développements technologiques, les hôteliers doivent sans cesse investir. “Changer les serveurs, faire évoluer les câblages, s’adapter aux nouvelles versions des logiciels : tout cela représente 70 % à 80 % de nos investissements annuels, poursuit Alejandro Casamor. Le groupe Hilton veut que nous soyons en permanence à la pointe de la technologie pour répondre aux attentes des clients, notamment pour les réunions.” De son côté, AccorHotels commence à généraliser la fibre optique dans ses établissements. “Dès que les opérateurs la rendent disponible, nous l’installons. Nous avons aujourd’hui 800 hôtels ‘fibrés’ dans le monde, dont 200 en France. À savoir tous les Sofitel, Pullman, Mgallery, Novotel et les plus gros Ibis”, dit David Esseryk, vice-président technologies clients du groupe français.

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Au Marriott Paris Rive Gauche (1), les paperboards sont remplacés aux murs par du papier électrostatique pour écrire et effacer à volonté. Mais prendre des notes en réunion pourrait bientôt n’être qu’un souvenir avec le développement des solutions comme Surface Hub de Microsoft (2) ou de systèmes click & share (3). À peine la réunion terminée, son compte-rendu est directement diffusé par mail ou sur clé USB.

Surtout, rien de casse-tête
Voilà donc pour le WiFi, socle de tout l’édifice high-tech. Mais l’évolution des séminaires hôteliers s’appuie aussi sur une offre multimedia très “up to date”. Les salles de séminaires se remplissent ainsi d’écrans dernier cri et de solutions de visioconférence. C’est dans cet esprit, largement tourné vers l’avenir, qu’ont été entreprises les rénovations du Hilton Paris Opéra, l’ancien Concorde St Lazare abrité dans un bâtiment haussmannien. “Nous nous sommes inspirés de son héritage tout en nous projetant vers demain, raconte Sofia Vandaele, directrice générale de l’établissement. Dans les salles de réunions, les clients trouvent une atmosphère très parisienne, des moulures au plafond, mais aussi les technologies les plus récentes pour offrir une expérience “plug & play”. C’est-à-dire que les participants n’ont qu’à ouvrir leurs ordinateurs portables pour se connecter directement aux vidéoprojecteurs et aux écrans plasma. Ils restent concentrés sur leur travail sans s’inquiéter de la technologie qui le supporte.” Rendre la technologie la plus simple possible, et facile d’usage pour tous, est une priorité des professionnels. Si le “plug & play” règne au Hilton Paris Opéra, le Marriot Rive Gauche fait lui, dans le “click & share”. “Les personnes invitées branchent à leur ordinateur une sorte de clé USB qui communique en WiFi avec le vidéoprojecteur. Ainsi chacun à son tour, sans bouger, peut en prendre le contrôle pour faire sa présentation”, décrit Cyrille Pawelko.

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Alliant confort et productivité, les salles de séminaires ouvrent grand leurs portes aux écrans dernière génération. Le spécialiste des réunions Châteauform’ a ainsi installé dans son établissement City du Cnit La Défense un véritable mur d’écrans, dans un esprit très Minority Report. De son côté, Novotel a doté ses salles Premium d’un écran tactile acceptant tous les types de connectique, WiFi, HDMI ou VGA. Mieux encore, cet écran est capable de moduler de lui-même l’ambiance de la salle. “Les intervenants ont ainsi le plaisir de lancer leur projection et de voir l’éclairage s’adapter automatiquement, décrit David Esseryk. Plus besoin de se lever pour fermer les rideaux ou éteindre la lumière !” La marque haut de gamme d’AccorHotels Pullman commence pour sa part à reléguer les paperboards aux oubliettes en équipant les Pullman Tour Eiffel et St Pancras, à Londres, d’écrans interactifs Smartboard. “Ce que vous écrivez sur l’écran est enregistré. Les modifications sont conservées et les participants peuvent repartir directement avec la présentation finale, explique Cyril Kovarsky. Ça a un gros succès. Et comme la technologie se démocratise, il est probable de la voir apparaître bientôt chez Novotel et pourquoi pas dans les plus gros Ibis équipés pour les réunions”.

Cette capacité à diffuser immédiatement la mémoire des travaux écoulés fait aussi partie des fonctionnalités de la “smart room” du NH Collection Eurobuilding à Madrid. Mais cette salle va encore plus loin. Car, en plus de 14 personnes assises autour de sa table en V, elle peut accueillir jusqu’à 250 participants “virtuels”. S’appuyant sur la solution de réunions Lync de Microsoft, la “smart room” dispose en effet de deux écrans king size, avec d’un côté une partie interactive, pour les présentations, et de l’autre une partie visioconférence. Ainsi, d’où qu’ils soient dans le monde, les invités peuvent suivre la réunion et intervenir depuis leur ordinateur ou leur tablette, voire leur smartphone.

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Ce soin à fournir les dernières solutions technologiques ne concerne pas seulement les participants aux séminaires. Les organisateurs d’événements sont tout autant choyés par les hôteliers. Le groupe Marriott leur propose notamment une plate-forme en ligne, Meetings Imagined, qui leur mâche le travail en proposant des dispositions de salles innovantes selon sept objectifs identifiés : célébrer, décider, former, concevoir des idées, tisser des réseaux, produire et promouvoir. L’hôtelier américain ajoute à cela des applications qui font office de concierge virtuel. Ainsi, il n’est plus nécessaire de courir à droite et à gauche pour gérer les à-côtés des réunions, par exemple pour faire baisser la température de la salle ou pour commander une boisson. Il suffit aux organisateurs d’utiliser l’appli – baptisée Red Coat Direct, JW Event ou R.E.N Meetings Expert selon les enseignes du groupe – pour communiquer directement avec le personnel de l’hôtel.

Les applications dédiées aux meetings n’ont d’ailleurs pas fini de transformer le visage des événements d’entreprise. Déjà, les hôteliers proposent à leurs clients des solutions très pratiques, éditées par des fournisseurs comme SpotMe ou Event Mobi. À travers elles, les participants peuvent retrouver sur leur smartphone toutes les informations utiles comme le programme de la manifestation ou la biographie des intervenants. Plus encore, elles permettent de retrouver les présentations au sortir de la salle, de répondre à des sondages en direct ou encore de récupérer les contacts des participants…

Face à cette multitude de possibilités, Starwood Hotels s’est associé à PSAV, partenaire technologique de nombreux hôtels, et à Cvent, spécialiste de tout l’univers meetings, pour lancer sa propre solution. “Les participants pourront utiliser l’application pour créer leur agenda personnalisé, mais aussi pour entrer en contact avec d’autres invités à travers les réseaux sociaux ou pour recevoir des messages en direct de la part des organisateurs”, précise Jonathan Kaplan, directeur ventes et programme digital de Starwood Hotels.

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À Paris La Défense, le Châteauform’City le Cnit propose un mur tactile géant – le deuxième installé en France après celui du CNRS – pour des séances de travail interactives et créatives.

Nouvelles bornes
Dans ce cadre, une nouvelle technologie est promise à un bel avenir, celle des beacons, des petites bornes qui permettent de communiquer en Bluetooth avec les smartphones. Si elles ont commencé à apparaître dans plusieurs aéroports, avec pour objectif de faciliter l’orientation des voyageurs dans ces vastes hubs, elles devraient bientôt faire leurs débuts dans les hôtels. Le NH Collection Eurobuilding en a installé dans ses salles de réunions et devrait les tester sous peu. AccorHotels y réféchit également. “Si la technologie peut avoir un petit côté intrusif, elle a sans nul doute de l’avenir”, entrevoit Cyril Kovarsky.

Ses applications potentielles sont en effet prometteuses. Les beacons ont par exemple la capacité d’envoyer un message de bienvenue quand le participant entre dans la salle de réunions. Si par hasard ce dernier s’est trompé ou s’il n’est pas inscrit à la session, ils peuvent le rediriger vers la bonne salle. Côté organisateurs, les perspectives sont elles aussi nombreuses avec, entre autres, une automatisation de l’enregistrement, le suivi des sessions les plus courues – permettant éventuellement de rectifier le tir pour dynamiser celles des jours suivants – et, pourquoi pas, des sondages de satisfaction en temps réel du type “le café vous a-t-il plu ?”

Pour le consultant américain spécialisé dans les nouvelles technologies Corbin Ball, “ces données peuvent être très utiles pour améliorer la logistique comme le marketing des événements.” Perspective intéressante… D’autant qu’à l’heure où chaque euro dépensé compte, le calcul du retour sur investissement des manifestations est plus que jamais d’actualité.

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