6 conseils utiles pour la pré ouverture d’hôtel
Un point important dans une pré ouverture d’un hôtel est de maintenir une liste de contrôle adaptée et réaliste. Le responsable de la pré ouverture enfile alors sa première casquette, celle de gestionnaire de projet. De par notre analyse, nous avons essayé de regrouper 6 erreurs à éviter lors de la planification et la mise en place de la pré ouverture d’un hôtel.
1/ La liste des taches
Une liste ou « to-do-list » de contrôle la plus détaillée possible est nécessaire. Celle-ci doit être coordonnée aux calendriers des travaux. Le responsable ou directeur général doit suivre cette liste, l’améliorer, et la découper pour en créer de plus succinctes pour ces équipes.
2/ Bureaux de pré ouverture
Évident mais souvent sous dimensionné ou même occulté. Le bureau de pré ouverture donne une première image de votre hôtel. Les premiers rendez-vous s’y passent, vos réunions et l’accueil de vos futures équipes et partenaires. Les équipements de base sont à prévoir tel qu’une ligne téléphonique, du mobilier, un espace accueil, des bureaux, imprimantes, etc…
Lors d’une construction ou rénovation, un bureau sur site est plus un inconvénient qu’un avantage. Le bruit et la poussière sont deux aspect compliqués à gérer sachant que les chefs ou pilotes de travaux n’ont pas besoin de votre présence 100% du temps.
3/ Le calendrier
Pour assurer une ouverture réussie, un calendrier réaliste des arrivées des employés est à prévoir. Il est compliqué de former et créer une dynamique d’entreprise si l’ensemble des équipes arrivent en même temps. Souvent on ne juge pas utile de faire arriver les responsables en amont car ils alourdissent la masse salariale et peuvent faire dépasser le budget initial. A titre indicatif, pour un hotel d’au moins 30 employés, voici ci-dessous le détail de l’arrivée de certains postes cruciaux :
- Directeur général (13 à 11 mois avant ouverture)
- Assistant de direction ou directeur adjoint (12 à 10 mois avant ouverture)
- Directeur technique (10 à 8 mois avant ouverture)
- Directeur financier (7 à 8 mois avant ouverture)
- Directeur commercial et marketing (10 à 8 mois avant ouverture)
4/ Commercialisation avant ouverture
L’erreur la plus classique est de se concentrer sur la construction et l’organisation de l’hotel avant son ouverture sans le commercialiser suffisamment en amont. L’idéal est de sensibiliser votre futur marché, selon votre orientation stratégique, la commercialisation commence entre 10 mois et 3 mois à l’avance. Il faut sensibiliser la clientèle pour veiller à faire exister votre produit avant même sa sortie de terre.
5/ Site web adapté
Dans un monde ultra connecté, il faut professionnaliser et utiliser le web comme outil de représentation avant ouverture. Le futur plan du projet, les prix, vos disponibilités et bien évidemment la date d’ouverture de votre projet doit apparaître et rester cohérentes avec la réalité.
6/ Connaissance et EXPÉRIENCE
Se préparer à une ouverture semble simple sur le papier, même sur un calendrier, cependant il est préférable de choisir des équipes ou dirigeants ayant déjà participés à une ouverture. Ce point est crucial car il peut s’avérer décisif sur les chiffres et le rendement du futur produit. L’inexpérience n’est pas impossible, mais dans ce cas, prévoyez un temps de préparation doublé et n’hésitez pas à aller vous former. Mieux vaut être trop en avance car même organisé on reste surpris par une ouverture.
Pré-ouverture d’un hôtel? N’oubliez pas que vous avez besoin d’invités!
La pré-ouverture d’un hôtel est à la fois un grand challenge et une grande opportunité. Nous sommes actuellement en préparation de nouveaux hôtels dans différentes destinations en Europe. Nous travaillons dur afin d’éviter les erreurs courantes de ce processus. Nous avons établis une liste de quelques astuces en ce qui concerne la pré-ouverture d’un hôtel.
Il semblerait que beaucoup d’entre vous ont vu le film “Field of dreams” avec Kevin Costner, et croyez en la célèbre phrase “construisez-le et ça viendra”. Je suppose qu’il est temps de se réveiller, car nous ne sommes pas en train de construire un terrain de baseball au milieu des champs dans le Midwest des Etats-Unis. Non, nous sommes en business mesdames et messieurs.
Les investisseurs se réjouissent de voir un retour sur investissement sur le capital qu’ils mettent dans le projet. L’hôtel se doit de générer un revenu, et mieux tôt que tard. Pllus tôt nous commençons à générer des revenus, plus vite nous serons en mesure de rendre l’équité commerciale rentable.
Propriétaires, investisseurs et développeurs, soyez informés! Les invités ne viendront pas pour la seule et unique raison que vous construisez un nouvel hôtel. Ils ne viendront pas pour votre nouveau concept de logement. Non, non devrons travailler dur afin de les attirer.
De plus, nous devons commencer à temps…
Donc, combien de temps à l’avance devons-nous commencer avec le marketing, RP et autres stratégies afin d’attirer des invités? Parcourons quelques-uns des points clés:
Relation Publique
Pour bien faire, la promotion devrait débuter à l’initiation de la première construction. Placez un grand signe “Prochainement” accompagné d’images stupéfiantes de ce que vous construisez afin d’attirer l’attention des passants. Faites en sorte que vous changez les informations à travers les différentes étapes de construction afin de tenir à jour les gens de votre progrès.
La période durant la construction jusqu’à l’ouverture, est également un moment facile de créer un buzz avec la presse. Les médias locaux et industriels sont toujours curieux lorsqu’il s’agit d’une nouvel ouverture d’hôtel, utilisez-le dans votre avantage.
Assurez-vous que votre dossier média est intrigant et englobe la vraie vision et l’énoncé de mission de votre hôtel. Également, inviter la presse à visiter le site de construction / la salle de démonstration et offrez-leur un tour. Donnez-leur une sentiment d’excitation en ce qui concerne le projet et partagez des anecdotes intéressantes avec eux.
Réseaux sociaux
FaceBook, Twitter, Pinterest, YouTube, Blogs, etc. sont des réseaux sociaux idéales pour faire passer votre message, même avant l’ouverture. Communiquez l’histoire de votre hôtel en ligne et partagez le progrès de la construction avec vos futurs invités potentiels.
Connectez-vous avec des personnes locales qui vous aideront à faire passer votre message. La semaine nous avions un article de blog sur la Crète qui a reçue plus de 200 likes en quelques jours seulement. Et l’hôtel est à seulement 2 mois de l’ouverture.
Les sites de photographie, tels que Pinterest et Flickr, ainsi que la diffusion de vidéos YouTube sont formidable lorsqu’il s’agit de la promotion de votre hôtel ou resort. Des images et des films à court métrages sont facilement partager.
Montrez à quoi les personnes peuvent s’attendre, et ne vous concentrez pas uniquement sur les chambres. Montrez quelques repas délicieux qu’ils aimeraient déguster dans votre restaurant ou décrivez votre cocktail préféré servi par la star du bar.
Vous pouvez également fournir des informations sur des chouettes activités dans votre destination. N’attendez pas que votre hôtel ouvre ses portes afin de vous positionnez en tant que concierge local expérimenté.
Site web
Un facteur important en ce qui concerne le positionnement de votre hôtel dans Google, qui est de loin le moteur de recherche le plus influent, est l’âge ou l’histoire. Par conséquent, il est recommandé de lancer une page d’introduction au site web le jour où vous avez décidé de lancer le projet de l’hôtel. Vraiment, il n’est jamais trop tôt.
Pendant les premières phases de construction vous pouvez lancer un sorte de site-web sous-construction/à venir expliquant les gens à quoi ils doivent s’attendre.
En ce qui concerne le lancement du véritable site Web de l’hôtel, il est important de prendre en compte qu’il faut du temps pour que les différentes pages de ce site soient indexées dans les différents moteurs de recherche (Google, Bing, Yahoo, etc.).
Nous vous recommandons de lancer le site (avec des images et contenus temporaires) 18 mois avant, mais certainement au plus tard 12 mois avant l’ouverture.
SEO
La logique ici est la même qu’avec le site-web de l’hôtel, le temps est essentiel. Surtout si vous êtes situé dans un marché très concurrentiel, n’attendez pas à ce que vous apparaissez dans les premières pages des moteurs de recherches parce-que vous avez lancé votre site-web.
L’optimisation de moteur de recherche est un processus long et fastidieux qui devrait vraiment débuter 12 mois avant la date d’ouverture de votre hôtel. Un budget suffisant doit également être affecté. Beaucoup d’hôtelier pensent que dépenser 500€ par mois en marketing en-ligne suffit. Combien de retour pensez-vous que cela générera? Si nous utilisons un ratio de 5 à 1, cela entraînera 2,500 € par mois.
Je suppose que ce ne sera pas assez si votre site web est dans le besoin de générer 25.000 €/$ par mois. En général, commencez avec un ratio de 8 à 1. Donc, si vous devez générer 100.000 €/$ en ventes directes par mois, considérez environ 12.000 €/$ par mois dans les dépenses de marketing en ligne.
Ceci sera nécessaire pour plusieurs choses, comme ajouter votre site web dans les registres d’hôtel, la publication de votre communiqué de presse sur le site des relations publiques, la collaboration avec des entreprises experts en SEO, etc.
Ceci devrait vous donner un premier aperçu si vous envisagez d’ouvrir un nouvel hôtel. Dans notre prochain article sur ce sujet, nous nous pencherons sur la gestion des revenus et la distribution de la phase de pré-ouverture.
