Quelles sont les règles applicables en matière de cadeaux faits aux salariés ?
Noel approche très vite, et la question des cadeaux va se poser. GE RH Expert attire votre attention sur les règles en la matière.
Il est fréquent qu’à titre gracieux ou à l’occasion d’un événement particulier, l’employeur offre des cadeaux à ses salariés. Le plus souvent cela prendra la forme de bons d’achat. Concernant les charges sociales, en-dessous d’un certain seuil, les cadeaux et bons d’achat ne supportent aucune cotisation sociale. Cependant, il faudra garder à l’esprit que les juges ont une position moins tolérante que l’Administration au regard de l’assiette des cotisations de Sécurité sociale.
Quelles règles devra respecter l’employeur ?
En principe, l’employeur est tout à fait en droit de faire des cadeaux à ses salariés. Toutefois, il devra respecter quelques règles. La faculté de l’employeur d’offrir des cadeaux à ses salariés est en effet libre dès lors que :
– elle reste une libéralité, c’est-à-dire que le fait d’offrir des cadeaux ou des bons d’achat ne soit pas rendu obligatoire, ni en vertu d’une convention, d’un accord collectif, d’une disposition du contrat de travail, d’un usage ou d’un engagement unilatéral de sa part ;
Conseil :
Préciser, dans une note simple, que les cadeaux et/ou bons d’achat sont remis à titre bénévole, pour une raison particulière, exceptionnelle et dont le montant ne peut être connu et fixé à l’avance puisqu’il résulte de la seule décision de l’employeur.
– les salariés en bénéficient sans aucune discrimination.
Important
Il y aura discrimination si un salarié est privé des cadeaux et/ou bons d’achat pour des raisons subjectives (âge, race, sexe, appartenance syndi- cale, participation à une grève, etc.) ou qui constituent des sanctions pécuniaires indirectes (trop souvent en maladie, retards répétés, mauvais résultats, etc.) interdites par le Code du travail.
En revanche, l’employeur pourra prendre en compte des raisons purement objectives qui lui permettront de personnaliser son geste, sans ris- ques (exploit sportif d’un salarié, etc.).
Pour plus de précisions sur la notion de discrimi- nation, vous pouvez consulter la fiche n° 03/020.
Les cadeaux et bons d’achat sont-ils soumis aux cotisations sociales ?
En application de la loi, les cadeaux et bons d’achat sont en principe soumis aux cotisations sociales. En effet, le Code de la Sécurité sociale inclut les gratifications en nature, dans l’assiette de cotisa- tions sociales.
Cependant, en pratique, l’Administration a recom- mandé aux URSSAF, à titre de tolérance, de ne pas soumettre à cotisations, les cadeaux et bons d’achat qui ne dépassent pas un certain montant, par salarié et par année. Elle a également fixé les règles en cas de dépassement de ce seuil.
Le montant est fixé à 5 % du plafond mensuel de Sécurité sociale.
Pour l’année 2016 : 3.218 euros (plafond mensuel de Sécurité sociale) × 5 % = 160,90 euros.
Par conséquent, les cadeaux et/ou bons d’achat, dont le montant total par salarié et par année civile ne dépasse pas 160,90 euros, sont exonérés de cotisations sociales. Ils sont présumés être utilisés conformément à leur objet.
Attention :
Même en cas de dépassement des 160,90 euros, il est possible d’exonérer le montant des cadeaux et/ou bons d’achat, si les trois conditions suivantes sont réunies simultanément :
– le bon d’achat doit être attribué en relation avec un événement particulier : le mariage, une naissance, la fête des pères, la fête des mères, la fête de la Sainte-Catherine, la fête de la Saint-Nicolas, le Noël des salariés et des enfants, le départ à la retraite ou la rentrée scolaire (école, université, etc.) ;
– le bon d’achat doit être utilisé de façon déterminée (conformément à l’événement qui est à l’origine de l’attribution du bon d’achat) ;
Conseil :
Il faudra bien veiller à ce que les bons d’achat précisent les biens accordés par l’avoir, le rayon correspondant ou le nom du magasin.
– le montant du bon d’achat doit être conforme aux usages (160,90 euros par année civile et par événement pour 2016).
La présomption d’utilisation conforme à leur objet n’empêche pas l’URSSAF de demander au(x) salarié(s) concerné(s) de prouver que les cadeaux, et tout particulièrement les bons d’achat, n’ont pas été utilisés selon leur vocation d’origine. Ce sera, par exemple, le cas si un bon d’achat aura été échangé contre une somme d’argent, ou permet l’achat d’un produit différent. Le risque est alors que l’URSSAF réintègre les montants en cause afin qu’ils soient soumis aux cotisations sociales.
Afin de remercier ou de motiver son personnel, le chef d’entreprise peut attribuer des chèques cadeaux ou des cartes cadeaux à ses salariés. Ces avantages en nature sont délivrés par le Comité d’Entreprise pour une structure de plus de cinquante salariés ou par l’employeur lorsque l’entreprise compte moins de cinquante salariés. Bien que les avantages de ces cadeaux soient identiques pour le bénéficiaire, leur mode de fonctionnement et d’utilisation sont différents.
Le chèque cadeau
Le chèque cadeau est un avantage en argent permettant à toute personne d’obtenir, en échange, un ou plusieurs articles de toute nature. Il est considéré comme bon d’achat. C’est un mode de paiement qui peut être utilisé dans une enseigne acceptant le chèque cadeau. Tout particulier ou entreprise peut se procurer des chèques cadeaux auprès des prestataires habilités. Ces bons d’achats sont présentés sous forme de coupures individuelles de 10, 20, 30 euros ou de chéquiers de 50 et 140 euros.
Il faut savoir qu’un chèque cadeau ne peut être échangé contre du numéraire. D’autre part, il n’est pas considéré comme un moyen de paiement bancaire, et ne peut être crédité sur un compte en banque. En acceptant le chèque cadeau, le commerçant n’est pas tenu de rendre la monnaie lorsque son montant est supérieur au prix du ou des articles(s). Il est donc conseillé d’échanger ce type de paiement d’un montant inférieur au prix de l’achat, et de régler le complément éventuel en numéraires. Par conséquent, il est préférable d’offrir à son personnel des chèques cadeaux de petite valeur plus facilement échangeables.
La carte cadeau
La carte cadeau est un moyen de paiement utilisé en échange d’un produit ou tout type de prestation tel que bien-être, sport, loisir, culture et autres dès lors que ce mode de règlement est accepté par le commerçant. Particuliers et entreprises peuvent se procurer des cartes cadeaux auprès des prestataires. La plupart de ces cartes n’est utilisée que dans une seule enseigne. Toutefois, il existe des cartes multi enseignes utilisables soit dans des réseaux d’enseignes différentes, soit dans une seule chaîne de magasins ou pour une seule thématique.
La carte cadeau peut être de valeur fixe ou de valeur variable. Les achats peuvent être effectués dans les points de vente dédiés en une ou plusieurs fois. Effectués dans ces enseignes, ils peuvent être réglés avec la carte cadeau qui doit être activée. La validité de la carte cadeau est généralement de douze mois à compter de sa date d’activation. Certaines enseignes de magasins prévoient une validité de vingt-quatre mois.
Chèques cadeaux et cartes cadeaux : réglementation et conditions d’attribution pour les entreprises
Tous les salariés d’une entreprise peuvent prétendre à des chèques cadeaux ou à des cartes cadeaux sans que ces avantages soient nécessairement prévus par une convention collective ni liés à une obligation de résultats. Les chèques cadeaux et les cartes cadeaux sont attribués dans les conditions définies par l’ACOSS (Agence Centrale des Organismes de Sécurité Sociale), à l’occasion d’événements exceptionnels tels que mariage, naissance d’un enfant, PACS, retraite, et à l’occasion de fêtes annuelles telles que Noël, Saint-Nicolas, fête des Mères, fête des Pères, sainte Catherine.
Les employeurs ou les Comités d’Entreprise qui se procurent des chèques cadeaux et des cartes cadeaux pour les salariés sont exonérés de charges sociales à concurrence de 160,90 euros par bénéficiaire et par année civile. Ce seuil correspondant à 5 % du plafond de la Sécurité Sociale ne s’applique pas dans le cadre de la réglementation prévue par l’ACOSS pour les chèques cadeaux à but culturel. Conformément aux dispositions de l’instruction ministérielle du 17/04/1985 de la circulaire ACOSS N°2004-144 : « ceux-ci ne sont pas considérés comme des bons d’achats mais comme une modalité financière de prise en charge d’une activité culturelle par essence ». Ces dispositions sont applicables aux chèques Culture attribués par les Comités d’Entreprise et les employeurs en l’absence de CE.
Alors posons le problème et faisons un peu de brainstorming ensemble. Qu’avez-vous offert l’année dernière ? Rien ! Ou alors boites de chocolats, macarons, marrons, fleurs, vin…et cette année, vous êtes complètement dépourvu d’idées !!!
Pour réussir un cadeau de noël, la première question à vous poser est : Qui sont mes salariés ? Des célibataires, des pacsés, des femmes et des hommes qui ont des familles, des enfants, quel âge ???? Suivant votre réponse, la gamme des cadeau peut devenir immédiatement plus large.
Alors essayons de réfléchir, quels sont les cadeaux qui feront plaisir à chacun parce qu’adaptés à chacun.
La prime ?
La prime, c’est parfait. Mais pensez que si vous donnez une prime cette année, l’année prochaine si vous n’en donnez pas, cela sera mal vécu. Il faut avoir une vision à long terme. A vous de voir !
Un ou deux jours de congés ?
La journée de congés ou deux jours (qu’ils prendre quand ils veulent) est une solution qui ne vous coutera « rien ». Dès son évocation, vous voyez leur sourire s’agrandir ! Et oui cette année noël et le jour de l’an permettent de faire des ponts qui sont presque des vacances : 23 et 24 décembre ou le 26 et 27 décembre ou alors pour le jour de l’an 30 décembre et 31 décembre ou 2 janvier et 3 janvier.
Si votre activité bat son plein justement pendant les fêtes de noël, que cela ne tienne, proposez-leur deux jours en mai ou deux jours de congés à prendre quand bon leur semble !
En fait vous faites plaisir à tout le monde : les billets de train sont moins chers pour aller chez papa maman, on a le temps d’aller acheter les derniers cadeaux, on peut se remettre du 1 er janvier…..Dynamique vous laisse à votre réflexion.
De plus cerise sur le gâteau, vos salariés hésitaient à vous demander un ou deux jours de congés. Et là vous sentez que vous avez gagné, ils allaient vous le demander comme une faveur et ils l’ont comme un cadeau. Rien de mieux pour l’ambiance !
Les chèques cadeaux ou les coffrets cadeaux ?
En fait ils permettent d’acheter des jouets aux enfants, un cadeau pour maman ou papa. Bref, les salariés peuvent faire plaisir à leurs proches alors qu’ils ont un budget juste en ses temps difficiles.
Les coffrets cadeaux offrent une palette de cadeaux qui touchent de nombreux domaines et votre salarié pourra choisir celui qui lui convient le mieux : aventure, pilotage, sensations fortes, émotions extrêmes, dégustations, bien être, ateliers, week-end ….
Et de plus exonérés des cotisations
Quelles sont les conditions d’exonération des cotisations selon l’Urssaf ?
Les prestations allouées par le comité d’entreprise ou par l’employeur directement, dans les entreprises de moins de 50 salariés dépourvues de comité d’entreprise peuvent sous certaines conditions être exonérées du paiement des cotisations et contributions de Sécurité sociale.
Concernant les bons d’achat ou cadeaux, la lettre ministérielle du 12 décembre 1988 a posé une présomption de non assujettissement de l’ensemble des bons d’achat et cadeaux attribué à un salarié au cours d’une année civile, lorsque le montant global de ces derniers n’excède pas 5% du plafond mensuel de la Sécurité sociale (plafond mensuel de la Sécurité sociale = 3.218 x 5%). , soit 160,90 euros pour l’année 2016.
L’attribution du bon d’achat doit être en lien avec l’un des événements suivants :
la naissance
le mariage, le Pacs
la retraite
la fête des mères et des pères
la Ste Catherine et la Saint Nicolas
Noël pour les salariés et les enfants jusqu’à 16 ans révolus dans l’année civile,
la rentrée scolaire pour les salariés ayant des enfants ayant moins de 26 ans dans l’année d’attribution du bon d’achat (sous réserve sous réserve de la justification du suivi de scolarité). Par « rentrée scolaire », il faut entendre toute rentrée de début d’année scolaire, universitaire …, peu importe la nature de l’établissement : établissement scolaire, lycée professionnel, centre d’apprentissage …
Son utilisation doit être déterminée :
L’utilisation du bon doit être en lien avec l’événement pour lequel il est attribué. Il doit mentionner soit la nature du bien soit un ou plusieurs rayons d’un grand magasin ou le nom d’un ou plusieurs magasins.
Il ne peut être échangeable contre des produits alimentaires ou du carburant. Les produits alimentaires courants dits de luxe dont le caractère festif est avéré sont admis.
Lorsqu’il est attribué au titre du Noël des enfants, le bon d’achat devra permettre l’accès à des biens en rapport avec cet évènement tels que notamment les jouets, livres, disques, vêtements, équipements de loisirs ou sportifs.
Les bénéficiaires doivent être concernés par l’évènement. Par exemple, un salarié sans enfant n’est pas concerné par les bons d’achat remis pour la rentrée scolaire, pour le Noël des enfants, ou pour la fête des mères/pères.
Spectacles
Les réductions tarifaires sur les spectacles, quelle que soit leur forme (réductions directement prises en charge par le comité d’entreprise, remboursement total ou partiel des sommes payées par le salarié), sont exonérées de cotisations.
Sports
Les réductions tarifaires accordées pour la pratique d’activités sportives sont exonérées de cotisations, qu’il s’agisse de réductions directement supportées par le comité d’entreprise ou du remboursement total ou partiel des sommes payées par le salarié sur présentation du justificatif.
Voyages
Les réductions tarifaires que vous accordez à l’occasion de voyages touristiques, quelle que soit leur forme (réductions directement supportées par vous ou remboursement direct au salarié sur présentation du justificatif), sont exonérées de cotisations.
Pour en savoir plus : urssaf.fr
Et n’oubliez pas une boite de chocolats ou un repas de noël sont toujours les bienvenus….
